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Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classement électronique. Mais, qu’est ce que le tableau électronique ? Le classification électronique est un mécanisme de conservation de vos données personnelles ( photos, documents de facturation, preuves d’achat… ) sur un format numérique. Pour quelques € mensuellement, vos données seront conservées sur un hdd extérieur et accessible par internet. Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou un cambriolage est toujours possible eCette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, une effraction ou d’autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est ainsi plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site extérieur.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour la totalité des nationalités. il convient de prendre contact avec la mairie du lieu de décès. dans ce but il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il est conseillé d’adresser une lettre à l’État civil ou de se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est mort à l’étranger, il faut contacter l’ambassade de son pays.
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les papiers peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus facile pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut s’avérer rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la globalité de vos documents papiers, c’est néanmoins plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
À l’heure présente, les commerces bancaires proposent généralement de ne plus transmettre de relevés mensuels — sachant qu’il est possible de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n’est pas toujours nécessaire de tout imprimer : l’objectif de la dématérialisation n’est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l’enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu’un archivage de papiers. Avec les systèmes d’accumulation en ligne ( cloud ) et les disques durs, vous disposez de multiples solutions différentes pour préserver vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas aménager sans attente. L’action de sortir la pochette, chercher la bonne place pour le document, le ranger et ensuite aménager la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue fastidieux. Non, la solution, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à côté. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( dans l’idéal à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois par mois, videz la bannette en rangeant les documents papiers là où ils doivent aller.
Trier et gérer ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasiment ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une affaire inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « relativement » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je envisage d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos papiers au format pdf et à stocker les fichiers sur votre hdd.
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